Perchè una guida all’allestimento sale per la videoconferenza?

Per condividere tante informazioni che abbiamo imparato negli anni, allestendo sale per la videoconferenza di ogni tipo e dimensione.

Puoi leggere questa guida per cercare qualche spunto interessante, per avere le prime informazioni su questo argomento, per iniziare a ragionare sul tuo progetto.

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Piccola avvertenza:

questa guida è lunga da leggere perché lunga è la nostra esperienza e tante sono le variabili da prendere in considerazione per allestire una sala di videoconferenza.

Buona lettura!

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    Che tipo di sale per la videoconferenza allestiamo?

    Ae.Net ha una lunga esperienza nella progettazione e nell’installazione di sale per la videoconferenza.

    Dietro l’etichetta “sale per la videoconferenza” si celano diversi tipi di ambienti e soluzioni.

    In particolare

    • Spazi condivisi
    • Huddle Rooms
    • Uffici
    • Sale meeting aziendali
    • Sale dedicate a training / formazione
    • Aule universitarie e scolastiche
    • Centri convegni e grandi auditorium
    3 tipologie di sale per la videoconferenza

    Allestire una sala per la videoconferenza. Come?

    Le opzioni e le variabili di cui tenere conto sono tante.

    Di seguito troverai una lista dettagliata di domande, riflessioni e considerazioni da fare se vuoi ragionare su un progetto per allestire una sala di videoconferenza.

    Ti vogliamo dare solo un paio di consigli preliminari prima di iniziarne la lettura.

    1)  Rivolgetevi a dei professionisti.

    Come in tanti campi, l’improvvisazione non paga.

    Non si tratta semplicemente di (ri)vendervi dei sistemi – il mercato è pieno di box mover e venditori più o meno improvvisati che si limitano a proporvi quello che hanno a magazzino o a catalogo, a prescindere da qualsiasi ragionamento sulle vostre vere necessità.

    Diventa cruciale avere un’azienda che sappia supportarvi in ogni momento – ad esempio dandovi assistenza quando si verifichino delle problematiche, quando avrete nuove esigenze, quando vorrete maggiori informazioni su come usare al meglio quello che avete deciso di installare.

    2)  La tua sala è differente.

    Attenti a chi vende una soluzione unica, preconfezionata ed adatta per tutte le sale!

    In alcuni casi può sicuramente andar bene – alcuni sistemi sono abbastanza versatili – ma considerate che non esiste una soluzione buona per tutte le esigenze.

    Privilegiate chi può offrire un’ampia gamma di sistemi e brand – avrà più frecce al suo arco e più facilmente troverà diverse soluzioni, piuttosto che proporvi ed “imporvi” l’unica disponibile.

    diverse sale per la videoconferenza

    Elenchiamo qui alcune considerazioni da fare e opzioni da valutare – senza pretesa di esaustività.

    • Connessione / Connettività
    • Utilizzo della sala
    • Tipologia di utenti
    • Partecipanti in sala
    • Forma della sala
    • Arredi
    • Strumentazione di supporto
    • Energia
    • Monitor/TV
    • Illuminazione
    • Telecamera
    • Rumore
    • Impianto audio-microfonico
    • Cablaggio
    • Brand
    • Integrazione con servizi su cloud
    • Fretta
    A seguire, alcune veloci riflessioni su ogni tema.
    allestimento sala per la videoconferenza - connettività

    Connessione / Connettività

    Una buona connessione – cioè avere una larghezza di banda “decente” – è un prerequisito necessario.

    Se la qualità della linea è scarsa o fluttuante, l’esperienza di videocomunicazione non può che risentirne.

    Quanta larghezza di banda, che velocità mi consigliate di avere?

    Almeno 2 Mbps, sia in upload che in download.

    Quale sarebbe la “configurazione ideale”?

    Meglio una linea dedicata, simmetrica (cioè veloce sia in upstream che in downstream).

    Con una linea condivisa si rischia infatti che altri utenti debbano contemporaneamente scaricare grandi file, impegnando la banda, e quindi possano rallentare la linea.

    E’ la tipica situazione in cui il video “scacchetta”, cioè mostra dei grossi blocchi di pixel dovuti alla fluttuazione della banda, o si perde l’audio, con la voce che ritarda o diventa più metallica.

    Con la crescente diffusione della fibra ottica, è un fattore che sta diventando meno problematico rispetto al passato, ma è sicuramente uno tra i più importanti.

    Per il resto, ci dobbiamo chiedere come vogliamo connettere i sistemi o le loro singole componenti (come i microfoni ad esempio).

    Meglio sistemi connessi via cavo o wireless?

    I sistemi wireless sono più eleganti (e più costosi, in genere), lasciando l’ambiente meno ingombro di cavi.

    A volte necessitano di ricarica – ed in spazi comuni ciò può diventare un problema. Si rischia di dover(si) fare domande fastidiose, come: Chi è che doveva ricaricare il microfono? Chi ha utilizzato la sala per ultimo e non l’ha fatto?

    Ultimo aspetto, ma spesso cruciale.

    Come si interfacciano i sistemi aziendali con l’esterno?

    Ci sono dei proxy, dei firewall, dei NAT, etc.?

    Potreste comprare un sistema di videoconferenza, collegarlo e scoprire che non potete uscire dalla rete aziendale.

    Le banche sono un tipico esempio dove queste misure di sicurezza sono particolarmente sentite.

    Su questo aspetto è meglio coinvolgere chi si occupa dei Sistemi Informativi o della vostra rete.

    Noi vi forniremo le istruzioni necessarie, con l’elenco delle porte da aprire e le configurazioni richieste, e faremo le prove di chiamata come verifica della corretta configurazione.

    allestimento sala per la videoconferenza - utilizzo

    Utilizzo della sala

    Dobbiamo chiederci o immaginare l’utilizzo principale della sala.

    Se ad esempio sia destinata ad ospitare:

    • riunioni interne, operative
    • riunioni con clienti e fornitori
    • corsi, convegni e seminari

    Ovviamente possono convivere più tipi di utilizzo contemporaneamente, specie nelle realtà più piccole.

    Sapere quale sarà quello prevalente ci aiuterà a suggerirti i sistemi con le funzionalità più adatte all’uso che vorrete fare della sala stessa.

    Qualche veloce esempio?

    Se la sala è dedicata per lo più ai corsi di formazione, si potrebbe pensare ad una telecamera dotata di autotracking, per seguire automaticamente il relatore che spiega e si muove nella stanza – senza che questi o un tecnico debba stare a lavorare sull’inquadratura.

    Se la sala è usata di frequente per riunioni interne, può essere più spartana – meglio privilegiare gli aspetti funzionali di collaborazione a distanza.

    Se si alternano nella sala più gruppi di partecipanti, meglio privilegiare sistemi dotati di microfoni via cavo piuttosto che quelli wireless, dotati di batteria ricaricabile – che potrebbero non essere stata ricaricati dall’ultimo utilizzo.

    Se la sala è di rappresentanza, meglio evitare cavi in giro per la sala e privilegiare il wireless e l’alimentazione Power Over Ethernet (POE), per un’ambiente più pulito ed elegante.

    allestimento sala per la videoconferenza - tipologia utenti

    Tipologia di utenti

    Chi sono i principali utenti della sala?

    Utenti già avvezzi all’uso delle tecnologie di videoconferenza oppure lontani dal mondo della videoconferenza e della tecnologia in genere?

    Se gli utenti sono poco vicini al mondo della tecnologia, vengono particolarmente apprezzati quei dispositivi che riducono la complessità e permettono di eseguire le principali operazioni in modo rapido ed intuitivo, come i Controller Touch Panel.

    allestimento sala per la videoconferenza - partecipanti

    Partecipanti in sala

    Quale sarà il numero medio dei partecipanti in sala?

    Ultimamente va considerato anche  il necessario distanziamento per ragioni sanitarie precauzionali, che ha portato a dimezzare o quasi la capienza delle sale stesse.

    In sala potrebbero venire installate delle telecamere di ultima generazione, in grado di seguire i partecipanti anche quando portano la mascherina.

    I sistemi di autotracking meno raffinati rischiano invece di diventare obsoleti, se non riconoscono i volti coperti dalla mascherina.

    Sempre a causa della pandemia, alcuni partecipanti potrebbero dover interagire da remoto con i partecipanti presenti in sala.

    Si rileva sempre più importante tener conto delle possibilità di interazione e collaborazione a distanza, in ambienti di lavoro ormai ibridi.

    allestimento sala per la videoconferenza - forma sala

    Forma della sala

    Siamo abituati a pensare a sale riunioni per lo più di forma rettangolare.

    In questo caso, il tavolo può essere al centro della stanza, oppure ci può essere una configurazione ad U (cioè come un rettangolo senza un lato) in cui c’è un tavolo relatori o la cattedra da un lato e i partecipanti o i banchi / le sedie dall’altro.

    La prima tipologia si riscontra soprattutto nei contesti aziendali, mentre la seconda in quelli formativi – come una classe, un’aula di università o una sala convegni.

    Ci possono essere forme più particolari, poligonali, o in casi più rari, circolari o ad elisse.

    E’ importante comunque capire anche le dimensioni della sala, ad esempio per ragionare sulla copertura acustica (ci vogliono più microfoni collegati in cascata?) oppure sulle caratteristiche delle telecamere (quanto dev’essere potente lo zoom? quante telecamere vogliamo installare?).

    allestimento sala per la videoconferenza - arredi

    Arredi

    Dobbiamo considerare

    • se ci sono arredi preesistenti,
    • dove sono posizionati,
    • se ci sono determinati vincoli (es. posizioni delle finestre, arredi di pregio, vetrate, etc.) oppure si parte da zero,
    • dove troveranno posto tavoli e sedie,
    • se sedute ed arredi sono fissi o si possono spostare all'occorrenza,
    • dove si posizionano il relatore / i relatori ed il pubblico,
    • quante sedie devono rientrare nell'inquadratura.

    A volte si preferisce adottare delle soluzioni facilmente spostabili all'interno di uno stesso ambiente o tra aule vicine, come i cosiddetti "totem per la videoconferenza". Sono delle strutture portanti, dei carrelli in cui vengono montati monitor, sistemi di videocomunicazione, ed eventualmente delle casse acustiche.

    Essendo dotati di ruote, possono essere facilmente spostati nella sala o utilizzati in più sale e non sono legati a configurazioni che potrebbero cambiare col tempo o secondo l'uso.

    Spesso si rivelano interessanti anche le telecamere dotate di autoframing, che adattano automaticamente l’inquadratura per riprendere tutte le persone presenti in sala riunioni.

    allestimento sala per la videoconferenza - strumentazione

    Strumentazione di supporto

    In sala sono presenti PC, lavagna luminosa, document camera (visualizzatori), telefono o sistema di audioconferenza?

    Il PC è dedicato – cioè fisso nella sala e riservato esclusivamente alla videoconferenza?

    Il vantaggio è che in questo caso le impostazioni sono già testate prima della riunione; non essendo utilizzato per altri motivi, si minimizzano i problemi di compatibilità con altre applicazioni e di regolazione dei parametri.

    Oppure si preferisce che ognuno porti il proprio laptop e possa collegarsi e condividere dati e contenuti rapidamente, in logica BYOD (bring your own device)?

    In questo caso si può utilizzare un cavo oppure un pod wireless.

    Si può prevedere anche un pannello di controllo touch per le operazioni più comuni – come far partire la videoconferenza, gestire le chiamate e annotare i contenuti condivisi.

    In questo modo si possono eseguire le operazioni più elementari, rendendo la videocomunicazione ancora di più alla portata di tutti.

    allestimento sala per la videoconferenza - energia

    Energia

    Sembra un dettaglio di poco conto, ma è importante capire dove sono posizionate le prese elettriche nella sala stessa.

    Sia per scegliere il posto migliore dove posizionare i sistemi, sia per ragionare su eventuali canaline che nascondano i cavi o per scegliere eventuali sistemi POE (Power Over Ethernet), che vengono alimentati tramite il cavo di rete - e quindi non hanno bisogno del cavo tradizionale dell'alimentazione.

    allestimento sala per la videoconferenza - monitor TV

    Monitor/TV

    Quanti monitor sono presenti in sala, quanto staranno accessi, devono essere una TV o monitor professionali?

    Quanti monitor mi servono?

    La maggior parte delle salette funziona con un singolo monitor installato.

    Vuoi per motivi di budget, vuoi per motivi di spazio.

    In molti casi le sale riunioni sono già dotate di un monitor o di una TV - che quindi il più delle volte viene escluso dalla configurazione, salvo che non sia veramente datato.

    Per le sale più grandi meglio un monitor doppio, se possibile.

    In alcuni casi, in particolare per le sale di più grandi dimensioni e per gli auditorium, si potrebbe pensare ad un monitor triplo –  che però non è supportato da tutti i sistemi di videoconferenza.

    Con tre monitor affiancati si potrebbero trasmettere contemporaneamente sul primo schermo il relatore o i partecipanti da remoto, sul secondo i dati condivisi (una presentazione, un report o qualsiasi altro contenuto) e sul terzo il proprio video (self video) che i partecipanti in sala inviano a coloro con cui sono collegati da remoto.

    A volte i monitor – singolo o doppio – possono essere posizionati su un totem, una struttura portante, spesso dotata di rotelle, che permette di spostare il monitor tra diversi ambienti o in diversi punti della sala. Una soluzione che viene apprezzata ad esempio in quelle situazioni in cui l’arredo non è fisso, per le aule scolastiche e per i consigli comunali, provinciali e regionali.

    Perchè è importante quanto tempo starà acceso?

    Ci sono dei monitor professionali pensati per il digital signage, che sono progettati per rimanere accesi per lunghi periodi.

    Se invece vengono accesi solo per riunioni episodiche, questa particolare durata di accensione è meno significativa e si potranno scegliere anche monitor più classici.

    Che differenza c'è tra monitor e TV?

    La differenza più intuitiva è che la TV è dotata del classico tuner per sintonizzare i canali, grazie al quale si possono vedere i programmi televisivi, esattamente come a casa.

    La TV ci costringe però a pagare il canone, ed in ambito aziendale può essere vista come una distrazione non necessaria.

    I monitor sono in genere pensati per un utilizzo più professionale.

    Qual è la dimensione ottimale dei Display?

    Dipende dalle sale, dalla distanza tra i partecipanti e lo schermo, e ultimo ma non meno importante, dal budget.

    Per la distanza valgono le stesse considerazioni che fareste per acquistare un televisore per casa.

    A spanne potremmo dire che per una sala media, potrebbe andare bene un display a partire da 50″.

    Che risoluzione: 4K o FullHD?

    Partendo dal fatto che ormai la differenza di prezzi tra le due tipologie si è fortemente assottigliata e che si stanno sempre più diffondendo i televisori 4K, vi consigliamo di privilegiare questi modelli, anche se per la videoconferenza la differenza la fa più la qualità e la stabilità della banda, piuttosto che la risoluzione dello schermo.

    Come risoluzione, suggeriamo comunque di non andare sotto il FullHD (1080p).

    allestimento sala per la videoconferenza - illuminazione

    Illuminazione

    E' importante capire da dove proviene l’illuminazione in sala, e se l’illuminazione è naturale o artificiale (grazie a lampade a soffitto o da tavolo o faretti).

    Quali situazioni sarebbe meglio evitare?

    Meglio evitare la luce troppo intensa, come la luce troppo soffusa o debole.

    Meglio evitare che la luce naturale o dei faretti colpisca direttamente il partecipante, dato che potrebbe creare delle fastidiose ombre – oltre che abbagliarlo nei casi più estremi.

    Evitare di riprendere le finestre, per evitare problematiche con situazioni di illuminazione difficile, come il controluce.

    La luce non dovrebbe venire da dietro, dalle spalle del partecipante - si potrebbe creare un effetto alone o con molte telecamere l'immagine potrebbe perdere i colori e risultare molto scura.

    Qual è la situazione ottimale?

    L'ambiente più adatto per la videoconferenza è quello con un’illuminazione uniforme – magari con tende, persiane o sistemi di schermamento della luce motorizzati (le classiche tende azionabili elettricamente).

    Di che colore dovrebbero essere le pareti?

    Raccomandiamo toni tenui, grigi o pastello, comunque chiari – piuttosto che colori brillanti che potrebbero sfalsare la resa cromatica.

    Meglio evitare toni troppo accesi o decorazioni con motivi o fantasie particolari sullo sfondo, in caso meglio preferire uno sfondo a tinta unita.

    In generale lo sfondo dovrebbe essere il più neutro possibile, per non distrarre l’attenzione.

    Anche finestre o porte aperte potrebbero essere fonte di distrazione, sia del relatore che dei partecipanti connessi da remoto, oltre che una possibile minaccia alla riservatezza del meeting.

    In alcuni casi si sceglie uno sfondo con il logo dell’azienda; la stessa funzione la può svolgere anche un roll-up, un banner personalizzato che può essere facilmente piegato o spostato.

    allestimento sala per la videoconferenza - telecamera

    Telecamera

    La telecamera va installata sopra o sotto il monitor?

    Se la telecamera viene installata troppo in alto, si avrà la sensazione che i partecipanti siano schiacciati.

    Allo stesso modo, se il monitor è posizionato troppo in alto rispetto allo sguardo dei partecipanti seduti in sala, i partecipanti potrebbero avere una postura innaturale – con la testa rivolta verso l’alto – e sicuramente meno rilassata. Come al cinema quando si capita nelle prime file, immediatamente vicino allo schermo.

    Suggeriamo che la telecamera venga installata quanto più vicino all’altezza degli occhi – meglio se dritta piuttosto che di lato, per non perdere il contatto visivo.

    Il contatto visivo – la sensazione che gli interlocutori si guardino negli occhi – è fondamentale per dare ai partecipanti la sensazione di lavorare insieme, come se si fosse nella stessa sala.

    Attenzione a cosa inquadra la telecamera.

    Anche l’inquadratura va attentamente considerata: il web è pieno di filmati divertenti dove la telecamera ha colto situazioni più o meno imbarazzanti sullo sfondo.

    La cosa più saggia è evitare di riprendere luoghi di passaggio o corridoi, dove potrebbero spuntare persone e disturbare la concentrazione.

     Le funzioni più interessanti delle telecamere

    Il preset. Si possono selezionare delle inquadrature preimpostate da richiamare velocemente cliccando sul telecomando, senza dover regolare le impostazioni di Pan-Tilt e Zoom. In questo modo si acquista fluidità e immediatezza.

    L’autoframing. L’inquadratura della telecamera si adatta automaticamente al numero dei partecipanti in sala. Se ad esempio alcuni partecipanti seduti ai lati escono dalla sala, la telecamera stringerà l’inquadratura sui artecipanti rimanenti.

    Il tracking. La telecamera segue automaticamente la persona che si sposta nella sala.

    allestimento sala per la videoconferenza - rumore

    Rumore

    Quando progettiamo la sala, e in particolare l'acustica, dobbiamo considerare attentamente se ci potranno essere fastidiosi rumori di fondo.

    Sia esterni – come traffico, ambulanze, stadi, chiese, lavori stradali, etc. - che interni – come aria condizionata, ventole, assenza di divisori tra gli ambienti, luoghi di passaggio vicini e rumorosi (come ad esempio il corridoio o la macchinettà del caffè).

    Alcuni sistemi avanzati hanno il cosiddetto Acoustic Fence, una funzione che crea una barriera e cattura i suoni solo all’interno di una determinata area - escludendo sgradevoli rumori di sottofondo.

    allestimento sala per la videoconferenza - impianto microfonico

    Impianto audio-microfonico

    Andando più in dettaglio sull'acustica, si apre un mondo di domande.

    • L'impianto microfonico è già integrato in sala? Si potrebbe voler migliorare anche solo questo aspetto, magari sostituendo i microfoni collegai via cavo con dei sistemi wireless.
    • Dove dovrei installare i microfoni? A soffitto, a parete, sul tavolo conferenze?
    • Si riesce a catturare agevolmente la voce di tutti i partecipanti in sala?
    • Che raggio copre il microfono o il sistema vivavoce?
    • E' necessario espanderli? Spesso i sistemi permettono di installare degli ulteriori microfoni (a cascata, cioè collegandoli tra di loro) per migliorare la copertura acustica, coprendo un’area più vasta.
    • I relatori si muovono nella sala (il tipico esempio è quello del professore che si alza e passeggia per la sala mentre spiega) oppure rimangono alla loro postazione (come ad esempio il presidente che interviene dalla sua postazione)?
    • Ci sono delle casse acustiche o delle soundbar?
    • Che tipo di microfoni ci sono? Che tipi di microfoni prediligiamo? Microfoni lavalier – i classici microfoni da tavolo “a collo d’oca”,  microfoni portatili o microfoni beamforming – che catturano e filtrano il suono che proviene da una determinata direzione riducendo così i rumori che provengono dalle altre aree?
    • Vanno installati dei microfoni a soffitto, in modo che non disturbino i partecipanti e non ingombrino l'ambiente? Specie per aule, grandi sale ed auditorium.
    • E' sufficiente un semplice vivavoce, magari con cancellazione d'eco – specie per le situazioni personali/executive e le huddle room?

    Anche i materiali di cui è costituita la sala influenzano l’acustica stessa.

    Le superfici in vetro, ad esempio, che sono comuni negli uffici direzionali, sono eleganti ma sicuramente non aiutano.

    Il pavimento in parquet magari può essere fonte di scricchiolii ed il legno non ha una resa acustica ottimale.

    Per ottimizzare la resa acustica l’ideale sarebbe avere pannelli fonoassorbenti.

    E' abbastanza intuitivo che più una stanza è isolata, più facile è concentrarsi sul meeting.

    allestimento sala per la videoconferenza - cablaggio

    Cablaggio

    I sistemi integrati, detti anche all-in-one,  minimizzano i cavi necessari e mantengono le installazioni più pulite.

    Tipico esempio sono le soundbar per la videoconferenza (o videobar), che integrano in un'unica soluzione una o più telecamere, speaker ed array microfonici.

    Allo stesso modo, i sistemi e le telecamere con alimentazione PoE – Power over Ethernet – permettono di ricevere l’alimentazione dal cavo di rete, evitando di doverli collegare alla presa elettrica.

    Oltre a ridurre il numero di cavi necessari, è importante che siano il più possibile mimetizzati o nascosti, con canaline, condotti e sistemi passacavo.

    Ne guadagna sia l’ambiente  in eleganza e pulizia che il meeting stesso in funzionalità e naturalezza.

    allestimento sala per la videoconferenza - brand

    Brand

    Ci sono tanti brand e ognuno ha il suo punto di forza.

    I tratti distintivi sono diversi: la forza del marchio, la diffusione, l’integrazione con il cloud, la versatilità, il prezzo aggressivo, il supporto…

    Come orientarsi in questa giungla?

    Alcuni hanno già dei brand di riferimento o delle attrezzature preesistenti, e vogliono proseguire con lo stesso brand.

    La scelta, il trade off può essere tra i due estremi, fascia alta (massima qualità e prezzi relativamente alti) o ricerca del miglior rapporto qualità / prezzo (qualità soddisfacente a prezzi aggressivi).

    Consigliamo comunque di controllare che il rivenditore che propone la soluzione sia certificato, o comunque abbia rapporti consolidati con il produttore.

    A volte sono i produttori stessi ad avere e pubblicare un elenco di partner certificati, visto che ci sono aziende e rivenditori che millantano collaborazioni che non esistono.

    Questo può aiutare il cliente ad evitare spiacevoli sorprese, ad avere un rapporto più diretto con il partner tecnologico ed un’assistenza più qualificata e pronta.

    allestimento sala per la videoconferenza - servizi su cloud

    Integrazione con servizi su cloud

    Un fattore che sta acquisendo crescente importanza è l'integrazione con i servizi cloud.

    Non troppo tempo fa i sistemi erano pensati come indipendenti e a sé stanti.

    Negli ultimi anni è quasi scontato prevedere che debbano interagire con app, software e piattaforme di videoconferenza, non sempre dello stesso brand.

    A volte si è scelto di adottare dei servizi di gateway che permettano ai due mondi di parlarsi; a volte con dei servizi che prevedono già in partenza questa forte integrazione, e a volte dei sistemi aperti a tutte le possibilità.

    Ci sono infatti delle aziende che hanno scelto di adottare un determinato servizio a livello corporate, che sia di tipo professionale o consumer (tipo Zoom, Google Meet o Microsoft Teams) ed altre dove coesistono in maniera spuria diversi tipi di servizi, a seconda dell'utilizzo e delle preferenze.

    allestimento sala per la videoconferenza - fretta

    Fretta

    La fretta di allestire una sala è un fattore non secondario.

    Per quanto ogni progettista sogni di avere tutto il tempo necessario per studiare ed offrire la configurazione più adatta, spesso il cliente vuole il progetto “per ieri”.

    O semplicemente deve dotare tutta una serie di spazi condivisi o di reparti degli strumenti per collaborare a distanza.

    In questi casi ad esempio ci sono prodotti professionali plug-n-play, cioè immediatamente operativi, dove è sufficiente connettere il sistema tramite USB al proprio laptop. Si possono così trasformare velocemente anche piccole sale o spazi condivisi  – le cosidette huddle room – in spazi di collaborazione.

    All'estremo opposto, ci sono progetti che richiedono certi tempi tecnici, specie per le valutazioni dei fattori di cui abbiamo scritto sinora.

    sala moderna di videoconferenza

    Cosa rende moderna/innovativa una sala di videoconferenza?

    Riportiamo di seguito alcune tendenze del mercato delle sale di videoconferenza.

    Alcuni di questi trend hanno visto una notevole accelerazione con la pandemia.

    Ibrido è la parola chiave dei nuovi ambienti di lavoro.

    Anzi, forse del lavoro stesso, tra homeworking / smartworking e presenza fisica, a volte anche alternata.

    Col protrarsi della pandemia, questa tendenza tende sempre più a consolidarsi.

    Vengono meno i confini tra lavoro remoto ed in presenza e cresce dunque la necessità di integrazione tra le due logiche ed i due ambienti.

    Bring Your Own Device

    La possibilità di entrare in sala riunioni e connettersi, collaborare e condividere contenuti direttamente dal proprio dispositivo.

    I vantaggi sono diversi

    • in termini di velocità - ci si connette più rapidamente
    • in termini di flessibilità - si può collegare chiunque, anche più persone contemporaneamente
    • in termini di comodità - ognuno può usare il proprio PC, con i software e i documenti che servono a immediata disposizione

    Le vendite degli endpoint tradizionali, dei classici sistemi di videoconferenza da sala e di gruppo, hanno sofferto un pò negli ultimi anni.

    Spesso hanno ceduto il passo a soluzioni USB plug-n-play, specie con la moltiplicazione degli spazi e delle occasioni in cui collaborare a distanza.

    Sono cresciuti parallelamente alla crescita delle cosiddette huddle room, piccoli spazi separati destinati ad ospitare riunioni di piccoli gruppi di partecipanti.

    La ragione è facilmente comprensibile: si caratterizzano per un set-up più veloce, sono facilmente trasportabili e compatibili con i servizi cloud.

    Sono quindi particolarmente indicati per allestire velocemente una sala snella, moderna e funzionale.

    Telecamere e soundbar hanno visto un'evoluzione che li ha portati ad integrare sempre più tecnologie di Inteligenza Artificiale (AI).

    L'idea è quella di semplificare la vita e rendere più naturale la tecnologia.

    Il partecipante si deve concentrare sul meeting e sui contenuti da trasmettere piuttosto che sulle impostazioni della conferenza (sul mezzo).

    Indichiamo solo alcune caratteristiche interessanti, senza pretesa di esaustività perchè in questo campo i progressi sono all'ordine del giorno.

    Face Tracking: la telecamera riconosce il volto dei partecipanti ed adatta l'inquadratura ai presenti in sala

    Autotracking: la telecamera segue e inquadra automaticamente il relatore che magari si sposta nella stanza (come un professore che va alla lavagna e gira tra i banchi o un relatore che parlando si sposta nella sala).

    Correzione del Controluce: la telecamera corregge automaticamente i colori anche nelle situazioni di illuminazione più difficili.

    Smart Speaker: la telecamera riconosce la persona che sta parlando e la inquadra - mentre il microfono cattura soprattutto quella fonte acustcica, riducendo il rumore esterno.

    Acoustic Fence: il sistema crea un'area in cui cattura il suono, escludendo i rumori provenienti da fuori, per un suono più pulito e meno disturbato.

    Alcuni sistemi hanno sviluppato una particolare attenzione per evitare la diffusione di germi e batteri quando si toccano le superfici per interagire con i sistemi di tipo touch. In ambienti comuni o di grande ricircolo di persone può essere una precauzione piccola quanto necessaria, in questi tempi di pandemia.

    La tecnologia dev'essere semplice da installare, da usare e da manutenere.

    Sembra banale, ma la videoconferenza non fa certo eccezione.

    Anzi, questa considerazione è ancora più vera nel mondo della collaborazione a distanza, dov'è cruciale che le persone si sentano a proprio agio e comunichino senza barriere e senza ostacoli - senza quel qualcosa "in mezzo" che renda l'interazione meno naturale e spontanea.

    Da questo punto di vista, la crescente diffusione della videoconferenza dovuta al COVID-19 ha senz'altro aiutato le persone a prendere confidenza con questo strumento.

    Anche gli sforzi dei produttori di sistemi vanno nella stessa direzione, visto che cercano sempre più di

    • semplificare l'interfaccia utente
    • rendere la gestione inutitiva ed immediata.

    Ne è un buona testimonianza la crescente diffusione dei Controller touch per gestire le operazioni più abituali - come far partire le chiamate, invitare nuovi partecipanti, effettuare condivisioni ed annotazioni.

    Dal lato tecnico, i sistemi gestibili anche da remoto aiutano a far intervenire il tecnico in maniera più tempestiva e senza farlo necessariamente spostare fisicamente. In questo modo potrà controllare a distanza anche più sistemi contemporaneamente.

    budget per la sala di videoconferenza

    Che budget serve per allestire una sala per la videoconferenza?

    Prima allestire una sala di videoconferenza era un investimento riservato per lo più ad aziende medio-grandi.

    Si installava in sala un endpoint di videoconferenza H.323/SIP, e ci si collegava tipicamente con un'altra sala dotata di endpoint.

    Negli ultimi anni la videoconferenza è diventata un investimento alla portata di tutti - con una tecnologia molto più diffusa.

    La crescente diffusione dei servizi su cloud / delle piattaforme su web per la videoconferenza ha richiesto soluzioni più agili e più integrate.

    Anche la pandemia ha contributo in tal senso.

    La gamma di soluzioni è diventata molto più ampia.

    Da un lato abbiamo la videocomunicazione personale - tipicamente con webcam e cuffiette più o meno professionali - che possono essere rimpiazzate da telecamere più performanti e sistemi vivavoce.

    Seguono le huddle rooms, piccoli spazi condivisi dove la videocomunicazione è poco più che personale - con un numero di partecipanti basso.

    Poi via via a crescere dimensionalmente, fino ad arrivare agli auditorium ed alle sale più grandi e complesse, dove la sfida è quella di facilitare l'interazione e la collaborazione a distanza - in particolare in quelle situazioni ibride in cui convivono partecipanti collegati da remoto e partecipanti in presenza.

    Facile intuire che - anche all'interno di una stessa tipologia - sono disponibili diverse proposte per accontentare diversi budget, a seconda del brand, delle possibilità di interazione, della complessità della soluzione scelta e dell'integrazione con quanto già presente in sala.

    Ti consigliamo di iniziare a ragionare sul budget disponibile per darci almeno un'indicazione di massima da cui partire.

    Sarà facile recuperare l'investimento in poco tempo, specie se la sala viene usata non episodicamente.

    Vuoi allestire una sala per la videoconferenza da zero?

    ...o preferisci integrare nuovi sistemi con quelli già esistenti?

    Quando si parte da zero forse è più facile.

    A volte però si desidera solo migliorare qualche aspetto della sala - come ad esempio:

    • togliere dei microfoni via cavo e farli diventare wireless?
    • installare dei microfoni a soffitto piuttosto che dei vivavoce con cavi che ingombrano l'ambiente?
    • sostituire un sistema di videoconferenza ormai datato?
    • cambiare un proiettore che si è guastato?
    • integrare un pannello di controllo per la domotica?

    Quando si deve salvare qualcosa - vuoi per motivi economici, vuoi per altri vincoli - la sfida diventa più interessante.

    Qui le soluzioni preconfezionate o proprietarie spesso mostrano la loro limitatezza.

    Suggeriamo di preferire dei sistemi interoperabili, che siano aperti e capaci di dialogare anche con altri brand, e di supportare futuri sviluppi tecnologici e delle esigenze di collaborazione, in particolare di integrazione con i servizi su cloud.

    Ae.Net propone progetti e soluzioni in entrambi i casi, sia per progetti ed allestimenti da zero, che per situazioni dove si deve migliorare o upgradare solo alcuni aspetti o sistemi presenti nelle sale.

    sala di videoconferenza piccola

    Con cosa allestire una sala di piccole dimensioni

    Questa tipologia di sala include:

    • Spazi condivisi
    • Huddle Rooms
    • Piccoli uffici

    Molte piccole aziende e diversi professionisti sono attenti ad ottimizzare il proprio budget ed il proprio tempo, quindi cercano soluzioni che

    • abbiano un ottimo rapporto qualità/prezzo;
    • non comportino allestimenti complicati, ma siano rapide da installare;
    • siano semplici da usare e manutenere - non sempre c'è un reparto o un tecnico IT dedicato.

    Si privilegiano in questo caso soluzioni semplici

    • come webcam e vivavoce - meglio se con cancellazione d'eco - per le situazioni personali e per le huddle room;
    • come le soundbar per la videoconferenza (anche dette videobar) per le salette più piccole.

    Nelle soundbar sono integrate telecamere (più spesso singole, ma anche doppie), vivavoce e microfoni - o meglio una combinazione di diversi microfoni (array microfonico) per catturare al meglio le voci nella sala.

    Le soundbar per la videoconferenza vanno abbinate a dei display / monitor / TV, che a volte sono già presenti nella sala riunioni.

    Come sistema all-in-one minimizzano anche il numero dei cavi che ingombrano la sala - rendendo l'ambiente più elegante e funzionale; avendo meno cavi da collegare, l'installazione diventa anche più semplice e veloce.

    La soundbar è spesso dotata di una telecamera grandangolare, con un ampio angolo di visione -  FOV (field of view).

    In questo modo si riescono a inquadrare facilmente anche i partecipanti che si siedono ai lati del tavolo nelle stanze più strette - cioè quando la forma della saletta è rettangolare allungata; mentre le stanze quadrate hanno in confronto alle prime meno bisogno di un'ottica ampia.

    sala di videoconferenza media

    Con cosa allestire una sala di medie dimensioni

    Questa tipologia di sala include:

    • Sale meeting aziendali
    • Sale dedicate a training / formazione
    • Aule per consigli comunali, provinciali, regionali ed enti pubblici
    • Aule scolastiche

    La definizione di sala di medie dimensioni cambia tra i diversi produttori.

    E' forse la tipologia al momento più comune, con le piccole sale che stanno crescendo ad un ritmo sostenuto.

    Senza cavillare sul numero dei partecipanti, potremmo indicarli come indicativamente compresi tra le 6 e le 12 o 15 persone.

    Ovvio che confini e tipologie di sala siano abbastanza sfumati quando ci si avvicina ai due estremi.

    Se cerchiamo dei tratti comuni, vediamo:

    • un enfasi crescente sulla facilità di collaborazione - sia dentro la sala che con i partecipanti collegati in remoto - soprattuto in logica BYOD;
    • la ricerca di configurazioni flessibili e di sistemi dotati di AI (Intelligenza Artificiale), che sappiano adattarsi al numero e alle necessità dei partecipanti in sala;
    • la necessità di costruire un sistema modulare ed interoperabile, dove magari le soluzioni più innovative possano coesistere con quelle preesistenti.

    Per l'allestimento vero e proprio, spesso si sceglie una soluzione con doppio monitor, cioè con due monitor affiancati.

    Se lo spazio e il budget lo consentono, è una scelta che ci consigliamo di caldeggiare.

    Il doppio monitor è molto comodo per trasmettere su un display i partecipanti connessi da remoto e sull'altro quelli in sala (il cosiddetto self video) oppure i partecipanti che stanno parlando in uno schermo ed i dati condivisi (presentazioni, report, documenti, tabelle, siti, etc) nell'altro.

    Vero è che spesso i sistemi di videoconferenza consentono di usare un unico schermo selezionando un determinato layout, ma avere un doppio schermo dà tutt'un altra dimensione all'esperienza di collaborazione.

    Certo non è indispensabile, e in alcuni casi non è nemmeno possibile - ma è fortemente consigliato per comodità e praticità dei partecipanti.

    sala di videoconferenza grande - auditorium

    Con cosa allestire una sala di grandi dimensioni

    Questa tipologia di sala include:

    • Aule universitarie
    • Centri convegni
    • Grandi auditorium

    Grandi aziende, multinazionali, associazioni di categoria, grandi enti e ministeri, università ed enti per la formazione sono i tipici clienti di questa tipologia di sale.

    In questo caso l'attenzione viene spesso rivolta

    • alla capacità di integrazione dei sistemi - con sistemi di controllo e di domotica (anche preeesistenti);
    • alla possibilità di coprire le grandi sale dal punto di vista acustico con diversi microfoni o vivavoce in cascata - perchè ogni partecipante possa essere sentito agevolmente anche da remoto;
    • alla necessità di utilizzare diverse telecamere per riprendere diversi punti di vista - dal tavolo relatori al podio, dal professore che si muove nella classe fino all'aula con gli alunni o alla platea di partecipanti.

    Per le telecamere diventa importante lo zoom, che permette ad esempio di inquadrare un partecipante in sala al momento delle domande o un dettaglio della sala.

    Per le aule universitarie, per le sale convegni e le applicazioni di formazione a distanza a volte si privilegiano telecamere con funzione di autotracking, che seguono il relatore che si sposta nell'aula in maniera automatica, senza cioè dover regolare manualmente le impostazioni con il telecomando.

    Perchè scegliere Ae.Net per allestire una sala di videoconferenza?

    Lavoriamo da sempre sia con grandi clienti (multinazionali, associazioni di categoria, Università, Regioni) che con clienti dimensionalmente più piccoli (dalla piccola impresa agli studi legali, dal libero professionista al piccolo Comune o all'ente della Pubblica Amministrazione).

    Al di là del parametro dimensionale, li riteniamo tutti importanti - grazie a loro continuiamo da anni ad accumulare esperienza e know-how che ci consentono di affrontare un mercato che cambia ogni giorno.

    Lavorare insieme ai migliori brand del mercato ci ha aiutato a sviluppare un know how importante e ci aiuta a rimanere aggiornati sulle soluzioni più innovative.

    Negli anni abbiamo continuato a selezionare i partner tecnologici più interessanti, con cui siamo in grado di offrire assistenza qualificata e un supporto tecnico puntuale sulle soluzioni che proponiamo.

    Possiamo offrire una gamma di soluzioni veramente ampia, integrando sistemi, servizi e infrastruttura.

    Si parte dai classici endpoint per l'audio e la videoconferenza fino all'allestimento degli impianti più complessi, dai servizi su cloud di audio HD, videoconferenza e webcast/webinar/streaming fino ai bridge per audio e videoconferenza on premise - per chi vuole la massima sicurezza dei servizi, ospitati nella propria server farm.

    5 passi per allestire una sala di videoconferenza

    I passi per allestire una sala per la videoconferenza

    Schematizziamo un processo ricorrente cercando di descrivere i suoi passi salienti.

    Cosa facciamo lato azienda (Ae.Net)

    1. Cerchiamo di capire le intenzioni del cliente - cioè  richieste, esigenze particolari, etc.
    2. Effettuiamo un sopralluogo - fisico o virtuale (con foto, schemi, questionari specializzati, etc.).
    3. Proponiamo una soluzione preliminare - che andrà verificata con il cliente e poi perfezionata.
    4. Verifichiamo i dettagli e procediamo con la proposta definitiva.
    5. Installiamo - procediamo con l'allestimento vero e proprio della sala.

    Cosa deve fare il "buon" cliente

    1. Ci può raccontare il progetto di massima.
    2. Ci può fornire le informazioni aggiuntive e di dettaglio che gli richiederemo.
    3. Può controllare che l'offerta risponda alle sue esigenze e richiederci chiarimenti o approfondimenti.
    4. Riceverà la proposta corretta secondo le sue richieste e ci confermerà il preventivo.
    5. Effettuerà il collaudo insieme al nostro tecnico, che gli spiegherà come utilizzare al meglio i sistemi appena installati in sala riunioni.

    Non resta che contattarci per spiegarci le tue esigenze, le tue idee, le tue necessità di videocomunicazione.

    Contattaci al numero 071 2504500, via email scrivendo a: sales@aethra.net oppure compila il form che segue.

    Compila il form per essere contattato

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