Caratteristiche di Avaya Spaces
Servizio di videoconferenza professionale su cloud, accessibile da diversi dispositivi (sistemi di videoconferenza, PC, MAC, tablet, smartphone e semplici telefoni in solo audio), integra diversi canali di comunicazione in un’unica piattaforma.
Avaya Spaces permette di creare degli spazi condivisi di lavoro tra diversi gruppi (Team) o per diversi progetti ed attribuire dei task, cioè dei compiti a determinati partecipanti.
In questo modo i partecipanti di ogni team rimangono aggiornati sull’avanzamento dei piani di lavoro o delle attività del proprio gruppo anche senza lo scambio continuo di email.
Con questo potente strumento di collaborazione a distanza, gruppi di persone o team di lavoro anche situati in diverse località, in homeworking o smartworking, hanno a disposizione degli spazi comuni su cloud dove lavorare insieme, organizzare riunioni virtuali, scambiarsi informazioni e condividere progetti.
Caratteristica distintiva e unica della piattaforma è anche la possibilità di integrazione con sistemi di videoconferenza di gruppo, in particolar modo con l’Avaya CU-360.
L’utilizzo della piattaforma è semplice ed intuitivo, con una dashboard che permette di controllare tutte le proprie attività – dai messaggi scambiati nei diversi team di lavoro fino ai post condivisi, dai file caricati fino all’avanzamento dei progetti.
Creare dei team di lavoro è molto semplice, e si possono aggiungere sia i propri colleghi, che altri partecipanti, assegnando ad ognuno diversi ruoli (Admin, Member, Guest).
I partecipanti possono scambiarsi messaggi nella chat pubblica o inviare messaggi privati al singolo partecipante; possono pubblicare dei post o assegnare delle attività (task) – anche durante la conferenza stessa.
Condividere tutte le informazioni e avere tutti i dati relativi a un progetto in una singola schermata aiuta a lavorare in maniera più efficiente e coordinata.
La piattaforma Avaya Spaces viene apprezzata anche per la didattica in modalità blended learning , grazie alla possibilità di visualizzare sullo schermo fino a 35 studenti contemporaneamente.
Spazi di lavoro condivisi
Si possono creare degli spazi di lavoro condivisi per ogni argomento, tema, reparto o progetto.
In questi spazi i membri possono incontrarsi in riunioni virtuali in audio e videoconferenza, scambiare messaggi in chat, condividere materiali e verificare l’avanzamento dei lavori.
Sicurezza
Avaya Spaces rispetta la normativa GDPR.
I Data Center – basati su Google Cloud Platform – sono localizzati in Europa.
Data Encryption at-rest – cioè cifratura dei dati a riposo con algoritmi sicuri.
Login sicuro con supporto OAuth 2.0 e SAML.
Integrazione
E’ possibile accedere alla piattaforma anche tramite Google, Slack e Microsoft Office su browser e mobile app e collegarla ai sistemi di Calendar.
Basata sulla piattaforma Avaya OneCloud CPaaS, consente di ampliare le funzionalità con nuove caratteristiche, tra cui Internet Of Things, Artificial Intelligence e Chatbot.
Smartworking
I partecipanti si possono connettere dal loro PC e MAC o da tablet e smartphone – sia Apple che Android – scaricando una app gratuita.
La comodità di accedere dal proprio dispositivo e collaborare anche a distanza ne fanno un ottimo strumento per lo smartworking.
Presence
Permette di visualizzare i contatti disponibili, anche per riunioni immediate in audio e videoconferenza.
Se il partecipante non è disponibile, potrà comunque vedere i messaggi scambiati e i materiali condivisi appena si connette alla piattaforma.
Sharing e Recording
I partecipanti possono condividere dati e documenti – sia durante la riunione che caricandoli nella libreria condivisa – e mostrare il proprio schermo in tempo reale (screen sharing), come pure registrare i meeting in audio e videoconferenza e trasmetterli in broadcast fino a un massimo di 500 partecipanti.
I vantaggi di Avaya Spaces
Avaya Spaces consente di comunicare e collaborare con il proprio team ovunque si trovino i partecipanti – sia con meeting individuali che con riunioni di gruppo.
Le informazioni relative a ogni team sono condivise in un unico spazio – senza che i partecipanti siano soffocati dallo scambio di email o debbano ricostruire i singoli passi di un determinato progetto o di un’attività.
Tutti i membri del gruppo sono sempre aggiornati sullo stato di avanzamento dei lavori grazie alla messaggistica, ai materiali condivisi nello spazio comune e all’avanzamento dei task.
Migliora la gestione delle informazioni ed aumenta così il coinvolgimento dei partecipanti e la produttività dell’intero gruppo.
Come ci si collega in videoconferenza
Possibili integrazioni con sistemi Avaya IX Collaboration e la maggior parte dei sistemi SIP.
Accesso facile e veloce da browser (Chrome e Firefox per la videoconferenza)
Accesso con app dedicata, scaricabile gratuitamente da Google Play (Android) o iTunes (Apple)
Componi un numero, disponibile per 20 paesi, da telefono fisso o mobile (solo nella versione Power).
Per collegarsi in videoconferenza è possibile accedere da browser (Chrome) per PC/MAC oppure installare una app dedicata, per dispositivi mobili Apple ed Android.
L’interfaccia della App è identica a quella del PC/MAC, per assicurare un’esperienza utente semplice, coerente ed intuitiva.
Come organizzare una videoconferenza
Incontrarsi in videoconferenza con i membri del proprio team è facile e veloce.
Si può verificare velocemente chi è online – se la persona è connessa apparirà un pallino blu accanto al nome; se non lo è, il nome sarà ingrigito.
Si può quindi cliccare su un partecipante per parlare in audioconferenza o collegarsi in videoconferenza – anche durante una chat.
Come condizioni per collegarsi in videoconferenza, è sufficiente:
- connettersi da Chrome e Firefox;
- abilitare nel browser il proprio video e il microfono (“Consenti utilizzo”).
Cosa posso fare in videoconferenza?
Si possono impostare 3 profili, con differenti permessi per ogni partecipante.
Admin
L’Admin può:
- inviare messaggi in chat e connettersi in audio e videoconferenza;
- condividere video, dati, documenti, presentazioni e il proprio desktop;
- creare dei task e assegnarli a dei responsabili;
- modificare i permessi di altri partecipanti
- invitare nuovi partecipanti in uno spazio
- rimuovere i partecipanti da uno spazio
Member
Il Member può:
- inviare messaggi in chat e e connettersi in audio e videoconferenza;
- condividere video, dati, documenti, presentazioni e il proprio desktop;
- creare dei task e assegnarli a dei responsabili.
Guest
Il Guest può:
- inviare messaggi in chat e connettersi in audio e videoconferenza.
L’offerta di Avaya Spaces
Il servizio è disponibile con un abbonamento annuale.
Sono previsti 3 tagli:
- Essential
- Business
- Power
Le differenti caratteristiche di ognuna sono dettagliate nella tabella che potrete scaricare qui sotto.
Si va dal numero dei partecipanti in audio e videoconferenza (fino a 200 con la Business, 500 con la versione Power) a quelli visibili a schermo durante la videoconferenza stessa (fino a 15 con la Business, fino a 35 con la versione Power).
La versione Power permette inoltre di avere numeri dial-in (cioè che i partecipanti possono chiamare per entrare in videoconferenza da telefono) per più di 20 paesi e soprattutto l’accesso al Pannello Amministratore.