Organizzare una videoconferenza partendo da zero

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La checklist più dettagliata per organizzare al meglio una videoconferenza partendo da zero

Controlla le 60 domande da fare e da farti, per diventare subito un esperto anche se di videoconferenza non ne sai niente.

Non ti spaventare. E’ molto più semplice e veloce di quello che sembra.

Il primo problema quando hai un problema è (quasi) sempre farsi le domande giuste.

Così abbiamo raccolto tutta una serie di domande che facciamo ai clienti quando ci dicono genericamente che “vogliono fare una videoconferenza”.

In realtà non le facciamo tutte, non li vogliamo tramortire.

Le abbiamo raccolte tutte insieme perché crediamo che possono aiutarti a ragionarci su.

Qualche considerazione preliminare?

La prima. Considera attentamente pro e contro di ogni scelta.

Non c’è una scelta “giusta” in assoluto o valida per tutte le occasioni.

Ci sono però tante possibilità, si tratta di scegliere la più attinente alle tue esigenze.

La seconda. Affidati al consiglio di esperti, che hanno visto e risolto tante situazioni come la tua.

Sapremo guidarti nella soluzione che più risponde alle tue necessità e al tuo budget.

videoconferenza in sala riunioni o servizio

Quale tecnologia utilizzerò?

  1. Meglio un sistema di videoconferenza, un servizio o una soluzione mista?

In altre parole, ti recherai in una sala riunioni fisica – da attrezzare o già attrezzata – oppure organizzerai un meeting virtuale?

  1. Se scegli di utilizzare un servizio, preferisci che sia automatico (fai-da-te), da gestire ed utilizzare in autonomia o vuoi che sia assistito da operatori?
  2. Hai verificato la disponibilità della sala con il dovuto anticipo?
  3. Se scegli di utilizzare un sistema di videoconferenza, hai già una sala dedicata?
  4. La sala è già attrezzata? Cosa manca?
  5. Quali sono i dispositivi con cui ti vuoi collegare? Come entreranno nel meeting gli altri partecipanti?
Videoconferenza e collaborazione a distanza in sala riunioni

Quando avrà luogo la mia videoconferenza?

  1. Hai scelto un’ora e una durata compatibili con le esigenze di tutti i partecipanti?
  2. Hai considerato il fuso orario? (se coinvolgi partecipanti dall’estero).
  3. Hai verificato che l’orario sia scritto correttamente negli inviti, secondo il fuso orario di ogni partecipante?
  4. La videoconferenza sarà un singolo evento, un’occasione sporadica o un appuntamento ripetuto periodicamente?
  5. Con quanto anticipo vi siete mossi rispetto all’evento o alla videoconferenza da organizzare?
  6. Avete prenotato la sala riunioni? Avete riservato il servizio? (se condiviso tra colleghi).
  7. Che durata avrà la videoconferenza?
  8. Ci saranno diverse sessioni?
  9. Ci saranno pause per necessità fisiologiche e di lavoro?
  10. Sono previsti rinfreschi o semplicemente dell’acqua?
collaborazione in ufficio

Quante persone volete coinvolgere?

  1. Verifica l’organizzazione dell’evento o della riunione.
  2. Chi gestirà la videoconferenza? Il relatore fungerà anche da moderatore?
  3. Ci sarà un tecnico on site / una segretaria di supporto?
  4. Chi condivide o gestisce i contenuti?
  5. Vuoi essere assistito da un operatore da remoto?
  6. I partecipanti si conoscono già oppure devono presentarsi brevemente o essere introdotti dal moderatore?

In qualche caso potrebbe aiutare posizionare dei cartellini con nome, cognome e azienda davanti ai relatori, per facilitare il dialogo, l’interazione e la reciproca conoscenza

  1. In quante sedi diverse sono i relatori e i partecipanti?
  2. Ci saranno anche partecipanti dall’estero?
  3. Quali e quanti dei tuoi colleghi potrebbero essere interessati?
in videoconferenza da PC

Come si collegano i partecipanti?

  1. Da altri sistemi di videoconferenza, da PC/MAC, da smartphone, da tablet, da Skype for Business o in solo audio?
  2. Quale di queste connessioni ti servono?
  3. Se gli altri partecipanti si connettono da PC, possono scaricare liberamente dei client / Software sul loro PC?
  4. Volete condividere dati, documenti, presentazioni o il desktop del vostro PC?
  5. Vuoi scrivere e chattare con gli altri partecipanti?
  6. Vuoi registrare la videoconferenza o la riunione?
servizio di videoconferenza da tablet

Che servizio di videoconferenza scegliere?

Il servizio di videoconferenza “ottimale” dipende da tanti fattori, tra cui:

  • il numero dei partecipanti
  • con che dispositivo si collegheranno
  • se possono scaricare dei software / client oppure non possono installare niente sul proprio PC
  • le funzionalità che voglio utilizzare
  • gli strumenti di collaborazione
  • la registrazione e il playback del meeting
  • gli strumenti di gestione e reportistica della conferenza.

Ti rimandiamo alla pagina dei nostri servizi di videoconferenza per una tabella comparativa.

In fase di test è importante verificare anche la qualità della connessione.

Meglio avere della banda dedicata, per evitare che le persone che usano la stessa connessione si trovino a sottrarre banda (e quindi qualità) alla videoconferenza stessa. Ad esempio visualizzando dei video on line o scaricando grossi file.

Meeting a distanza in videoconferenza

Che sistema di videoconferenza scegliere?

  1. Quante persone deve inquadrare? Considera l’angolo di visione (FOV – Field of View, in inglese) che ti indica l’ampiezza in gradi della telecamera – e quindi le persone che è in grado di inquadrare.
  2. Com’è la tua sala riunioni?

Ragiona se la tua stanza è molto larga – e quindi avrai bisogno di una telecamera con un buon grandangolo – oppure stretta – e quindi sarà sufficiente una normale telecamera.

Profonda – e allora potresti aver bisogno di un buon zoom, o piccola – e quindi potrebbero bastare anche delle soundbar o dei sistemi di videoconferenza per le huddle room.

  1. Hai organizzato una chiamata di test o verificato il funzionamento del servizio con un buon anticipo? Non ridurti all’ultimo minuto, per avere il tempo di far fronte ad ogni necessità ed emergenza.
  2. Hai stabilito la configurazione definitiva per la tua videoconferenza?

Una volta provata una configurazione, non fare cambiamenti immediatamente prima dell’evento o della conferenza; in questo caso ti consigliamo di ripetere i test.

Ti consigliamo ad esempio di disattivare sul tuo PC gli aggiornamenti automatici, che possono partire prima del meeting, quando credevi che fosse ormai tutto pronto.

verifica della sala riunioni prima della videoconferenza

Hai controllato la tua sala riunioni?

Hai verificato la sala?

  1. Hai controllato che la sala sia disponibile? In caso prenotala per tempo, specie se condivisa con colleghi che la utilizzano spesso.
  2. Hai chiuso la porta?

Cerca di evitare interruzioni imbarazzanti, magari chiudendo la porta e indicando che la riunione è in corso.

Se ti colleghi in mobilità cerca di ricavarti uno spazio tranquillo e possibilmente privo di interferenze.

Lo stesso vale se la riunione si svolge in una sala virtuale: spesso sono disponibili delle funzioni che consentono di bloccare l’accesso ad ulteriori partecipanti.

  1. Hai verificato che l’ambiente sia libero da ingombri e distrazioni?

Tutto ciò che non riguarda strettamente l’oggetto del meeting – arredamento a parte (ma a volte anche quello) – potrebbe distogliere l’attenzione dei partecipanti connessi da remoto. Anche una semplice finestra aperta dietro i partecipanti.

  1. Hai verificato l’illuminazione della sala?

Cerca di evitare che la luce sia davanti alla telecamera e dietro i partecipanti. Suggeriamo che sia sopra, il più possibile diffusa o al limite provenga da una finestra su un lato, per minimizzare il controluce.

Privilegia l’illuminazione naturale, magari non diretta per evitare raggi di sole e fastidiosi luccichii.

Controlla che non ci siano troppa luce o al contrario delle zone d’ombra – in modo che ognuno sia visibile senza sforzo.

Se ormai la tua sala è costruita e puoi farci poco, a volte può aiutare un piccolo trucchetto. Potresti posizionare un roll up – con il logo, un payoff e i colori aziendali – dietro i partecipanti, a coprire la luce esterna; in questo modo si può migliorare l’immagine trasmessa in video e insieme fare branding con un’immagine professionale.

partecipante di fronte al video

Hai verificato il video?

  1. Hai controllato cosa inquadrerà la telecamera?

Controlla bene anche tutto quello che può entrare nell’inquadratura.

  1. Hai controllato che l’altezza della telecamera sia corretta?

Suggeriamo che la telecamera sia posizionata ad altezza occhi, in modo che i presenti in sala riunione mantengano il contatto visivo con i partecipanti da remoto, come se fossero nella stessa sala. In questo modo si favorisce un’interazione più naturale.

Posizionare la telecamera in alto schiaccia i partecipanti in sala riunioni, oltre che rendere le interazioni meno naturali e spontanee – fa lo stesso effetto del cinema quando ti siedi nelle prime file, proprio sotto lo schermo.

Posizionare la telecamera troppo in basso deforma ugualmente il viso e non è sempre piacevole.

Anche se non è troppo naturale, l’ideale sarebbe che mentre parlano i partecipanti guardassero la telecamera anziché lo schermo, per mantenere il più possibile il contatto visivo ed essere quindi più efficaci.

  1. Hai selezionato delle posizioni preimpostate per la telecamera?

Impostare dei preset nei punti strategici può aiutare a gestire meglio la videoconferenza, inquadrando velocemente i partecipanti senza dover spostare ogni volta la telecamera manualmente col telecomando.

In genere vengono impostati i primi piani dei relatori, una o più visioni d’insieme della sala, dell’aula o della platea, e delle inquadrature sul podio, sul tavolo principale e su lavagne o flipchart o determinati oggetti.

riunione in videoconferenza da PC in strada

Hai verificato l’audio?

  1. Si sente ugualmente bene in tutti i punti?
  2. I partecipanti riescono a interagire in modo naturale e senza sforzo?

La voce non dev’essere né troppo forte né troppo bassa.

  1. E ancora peggio, sono accessi i microfoni?

Assicuratevi che vi sentano e in caso di dubbio chiedete feedback. Meglio che parlare da soli!

  1. Hai verificato che non ci siano rumori molesti?

Facile che quando ci si connette in mobilità le condizioni non siano ottimali. Se la tua riunione ha luogo in una huddle room o in un open space, ti ricordiamo di avvisare i colleghi di prestare attenzione a ciò che gridano. Potrebbe non essere esattamente in linea col modo in cui vuoi presentarti. Lo stesso ovviamente – e a maggior ragione – se ti connetti da casa.

Potrebbero esserci rumori di lavori esterni o di traffico o anche colleghi che soffrono di tosse. In questi casi aiuta un uso sapiente del tasto “mute” quando non stai parlando, per non disturbare la qualità acustica della videoconferenza.

Se la sala è in una zona sempre trafficata, potete anche pensare di dotarla di pannelli fonoassorbenti.

Se la sala è molto scarna, praticamente vuota, il suono potrebbe avere degli strani riverberi.

Anche i tavoli di vetro non sono ottimali per la videoconferenza; potendo scegliere, preferite il legno.

Assicuratevi che sia tutto spento una volta finita la riunione, in modo che i partecipanti da remoto non sentano più di quello che devono.

test dei collegamenti in videoconferenza

Hai organizzato dei test? (e un piano B)

  1. Hai dato istruzioni di connessione il più possibile chiare e semplici?

Magari specificate le modalità di collegamento da diversi dispositivi.

  1. Hai provato tutti i dispositivi?

Consigliamo un veloce test degli apparati e del servizio, che può risparmiarti brutte sorprese e situazioni imbarazzanti prima del meeting.

Anche se magari utilizzi già saltuariamente la videoconferenza, magari dal tuo telefonino e con qualche applicazione non professionale o gratuita, come Facebook o Whatsapp, non è detto che le funzioni siano le stesse. Anzi, potresti scoprire ben più possibilità di quelle a cui sei abituato.

  1. Hai già utilizzato i dispositivi che userai in videoconferenza?

Guadagnare un minimo di familiarità con l’uso dei sistemi o dei servizi di videoconferenza che userai durante l’evento può evitarti situazioni imbarazzanti, farti stare più tranquillo durante la riunione e ti consente di concentrarti su quello che vuoi comunicare.

  1. Vuoi condividere dati, documenti, presentazioni, applicazioni particolari o il tuo intero desktop?

Se devi condividere dei file, verifica che siano compatibili con la piattaforma che usi.

  1. Vuoi condividere anche dei video?

Ti raccomandiamo di controllare in particolare i file video con il servizio che vuoi utilizzare, perchè possono presentare dei problemi di compatibilità con dei codec particolari. In diverse piattaforme i video vengono riprodotti a scatti, specie se la banda disponibile non è sufficiente.

  1. Ti sei assicurato che anche gli altri partecipanti abbiano testato i loro sistemi o dispositivi con il dovuto anticipo?

Se chi viene invitato trascura o affronta con leggerezza quest’aspetto, si rischia che la videoconferenza ne risenta – magari perché si deve aspettare di trovare soluzioni alternative per chi ha problemi di connessione o per problemi tecnici inaspettati o fornire chiarimenti sul funzionamento del sistema o della piattaforma che rischiano di allungare i tempi e distrarre l’audience.

  1. Hai tenuto in considerazione un piano B, sia per gli organizzatori che per i partecipanti?

Il piano B è l’alternativa che ti fa star sicuro, il back up che salva dai problemi inaspettati dell’ultimo minuto.

Può essere un altro dispositivo da cui connettersi o un secondo PC da collegare, o semplicemente provare la connessione da un altro sistema (ad esempio da smartphone o tablet) o su un’altra rete. Se ad esempio la rete aziendale è congestionata, si potrebbe tentare di connettersi in Wi-Fi.

controlla il budget per la videoconferenza

Hai controllato il tuo Budget?

  1. Hai considerato quanto vuoi spendere per il tuo evento o per la tua conferenza?
  2. Nel calcolo hai tenuto conto se è una necessità singola o un’esigenza ripetuta.

E’ facile che una volta provata la videoconferenza, diventi uno strumento di lavoro quotidiano, come il telefono o il PC.

  1. Hai calcolato il ROI – ritorno dell’investimento – specie in confronto alle alternative?
  2. Vuoi il top di gamma o cerchi una soluzione il più possibile economica?
  3. Hai semplicemente bisogno di aggiornare la tua dotazione o proprio di sostituire i vecchi apparati?
  4. Hai già provato il servizio o sarà una sorta di prova in condizioni reali?
  5. Hai richiesto una prova illustrata del servizio?

Contattaci senza esitazioni, e troveremo insieme la migliore soluzione per le tue esigenze!

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2019-10-01T13:25:18+00:00