Scegliere un sistema di videoconferenza per la mia sala riunioni
Hai studiato costi e benefici, guardato il ROI, e non hai più dubbi: la videoconferenza è una scelta che conviene alla tua azienda.
Oltre tutto i prezzi sono andati calando e hai saputo che anche il tuo concorrente la usa praticamente ogni giorno.
Ora si tratta solo di scegliere il sistema giusto.
Quali sono le variabili da considerare?
Abbiamo provato a elencare alcune funzionalità e aspetti critici più comuni per guidarti nella scelta.
Ovviamente non è facile condensare l’esperienza di anni in un solo articolo – ti suggeriamo comunque di contattarci per discuterne, ci farebbe piacere e forse potremmo darti qualche buon consiglio.
Innanzitutto dovresti ragionare se hai bisogno di un vero e proprio sistema di videoconferenza – da sala o di gruppo – oppure ti basterebbe una semplice telecamera con vivavoce.
SISTEMA DI VIDEOCONFERENZA
I sistemi di videoconferenza da sala tradizionali sono formati da telecamera + codec (+ microfoni + relativi cavi e telecomando).
Il funzionamento della telecamera è abbastanza intuitivo: serve ad inquadrare i partecipanti nella sala. Tra i dati tecnici, il più ricercato è lo Zoom, che consente di avvicinare la telecamera ai partecipanti, inquadrandoli in primo piano o condividendo il dettaglio di un determinato oggetto.
Interessante è anche la possibilità di impostare dei preset, cioè stabilire delle posizioni che vengono inquadrate automaticamente semplicemente premendo dei tasti sul telecomando, senza dover muovere ogni volta la telecamera spostandola a sinistra – destra (Pan), in alto e in basso (Tilt) e avvicinandosi o allontanandosi (con lo Zoom). Questo tipo di telecamere vengono infatti definite con la sigla PTZ (Pan – Tilt – Zoom). L’alternativa è il focus fisso – con la telecamera che inquadra sempre uno stesso punto; in caso si voglia variare la ripresa, la telecamera va proprio spostata fisicamente.
Il codec è una sorta di scatolotto che contiene il “motore” del sistema di videoconferenza e gli ingressi e uscite audio/video/dati, per collegare le periferiche, tra cui la stessa telecamera, i microfoni, l’alimentazione e il cavo di rete per la connessione.
Ovviamente ingressi e uscite variano da sistema a sistema, e determinano la possibilità di connettere ad esempio una seconda telecamera.
Cavi e connessioni possono essere o meno proprietari (cioè specifiche di quel brand) o standard (cioè comuni ai diversi brand).
Il sistema di videoconferenza va poi abbinato ad un monitor o a una TV di quelle reperibili anche nei supermercati o nelle catene di elettronica.
Il vantaggio dei monitor sta nell’essere progettati proprio per un uso più intensivo e professionale, magari con caratteristiche di digital signage, che un termine tecnico che potremmo tradurre con “segnaletica digitale”. Il digital signage consente di usare i monitor come sistemi di comunicazione per veicolare un particolare messaggio, promuovere un’iniziativa o pubblicizzare un’offerta, gestendoli e controllandoli da remoto via web.
A volte si preferiscono invece le più classiche TV perché magari già presenti in sala, per il loro prezzo più contenuto o proprio per poter guardare dei programmi.
Con il sistema di videoconferenza da sala o di gruppo si ha dunque il vantaggio di avere una maggiore qualità e di riuscire a coinvolgere un numero più alto di persone.
TELECAMERA CON VIVAVOCE
Le telecamere possono essere dotate di vivavoce (speaker / microfono) o integrarsi con un impianto audio.
Possiamo pensarle come delle webcam più evolute e di maggior qualità, ma sempre connesse attraverso una porta USB.
Rispetto ai sistemi di videoconferenza da sala, hanno quindi il vantaggio di una maggiore portabilità, grazie alle dimensioni ridotte, e immediatezza, grazie alla connessione USB plug and play che funziona immediatamente, senza necessità di scaricare i driver. Il costo più contenuto e la crescente diffusione di sale più piccole e meeting informali ne fanno un’alternativa sempre più gettonata.
QUALE SISTEMA DI VIDEOCONFERENZA SCEGLIERE?
Nella scelta va dunque considerata sia la dimensione della sala che la tipologia di meeting che vi avrà luogo.
I sistemi di videoconferenza di gruppo, lo dice il termine stesso, sono pensati per riunire attorno a un tavolo, in una sala riunioni, un gruppo di persone.
Se devi coinvolgere diversi colleghi in una stessa sede allo stesso tempo, sarà una scelta quasi inevitabile.
Se invece l’azienda è organizzata per piccoli spazi condivisi, le cosiddette huddle room, forse dovresti pensare a dei sistemi più agili, semplici da installare e magari anche da spostare tra i diversi ambienti.
Una sala più ampia richiede una migliore telecamera, magari dotata anche di zoom per inquadrare in primo piano determinati partecipanti o i dettagli nella sala.
Se le dimensioni della sala lo richiedono, si può anche valutare se acquistare dei sistemi microfonici aggiuntivi – che aiuteranno a coprire meglio la sala dal punto di vista acustico, e permettere così un’interazione più fluida e naturale.
La scelta di un sistema di videoconferenza non è quindi limitata ad un banale confronto tra funzionalità e specifiche tecniche di diversi apparati, ma va inserita nel contesto, nell’ecosistema di comunicazione e organizzazione dell’azienda stessa, potremmo dire.
Ti suggeriamo di farti una lista della spesa dei diversi componenti che ti saranno necessari, e di quelli che sceglierai per migliorare determinate caratteristiche.
Potresti scegliere, ad esempio, di utilizzare il microfono già integrato nel sistema, oppure di collegare dei microfoni aggiuntivi, con delle estensioni dei cavi se la dimensione della sala lo richiede, o addirittura collegare più microfoni in cascata, per coprire meglio la sala.
A volte la sala stessa è già dotata di un impianto audio, magari con casse professionali, a cui il sistema di videoconferenza si potrebbe integrare per una audio più diffuso e coinvolgente.
In alcuni casi si vogliono utilizzare dei sistemi microfonici wireless, con dei microfoni che si possono liberamente posizionare nella sala, per un suono più vicino, che rende l’interazione ancora più naturale.
QUALI BRAND?
Il sistema di videoconferenza può essere proprietario o standard. Suggeriamo fortemente che sia compatibile per lo meno con gli standard più diffusi, H.323 e SIP. Eventualmente anche con Skype for Business, se vi trovate a comunicare con aziende che utilizzano questo sistema, perché magari se lo ritrovano già in casa con Microsoft Office.
L’interoperabilità è fondamentale, per non trovarti a passare intere giornate a verificare le specifiche tecniche e settare i diversi protocolli e sistemi.
Consigliamo di valutare diversi fattori, tra cui l’azienda che li propone / distribuisce e il brand stesso del sistema.
In entrambi i casi è importante la reputazione dell’azienda. Ci sono marchi storici sul mercato, aziende giovani ma molto promettenti, ma anche, ahimè, aziende che si sono improvvisate in questo settore con esiti non troppo felici.
Specie quando acquistiamo da un distributore, meglio valutare anche i rapporti che hanno con il brand che vi propongono, se sono delle aziende specializzate, con lunga esperienza, o dei semplici box-mover, che si limitano a rivendervi il sistema senza darvi valore aggiunto o e l’esperienza che hanno maturato nel settore.
Assicurati soprattutto che l’azienda che ti ha fornito il sistema possa poi seguirti, dal punto di vista tecnico, con risorse dedicate anche dopo l’acquisto – magari anche da remoto, per ridurre i costi d’intervento e assicurare una risposta più tempestiva.
Se il sistema si dovesse rompere, o qualcuno dei colleghi per sbaglio cambiasse le impostazioni, non sarai lasciato solo, con un sistema inutilizzabile, ma avrai il supporto di cui necessiti per utilizzare al meglio la videocomunicazione.
Cruciale è anche la facilità di installazione e d’uso, per non dover coinvolgere il tecnico ed avere uno strumento semplice da utilizzare quotidianamente.
In alcuni casi le aziende tendono ad affidarsi ad un unico brand, perché già utilizzato in altre aziende del gruppo, dai propri fornitori o clienti o magari suggerito da amici e colleghi. I sistemi possono essere fortemente integrati anche con servizi cloud, condividendo ad esempio una stessa rubrica dei partecipanti o l’elenco delle chiamate.
In altri casi, quando l’uso della videoconferenza si estende, si preferiscono dei sistemi diversi, pur compatibili, magari più convenienti dal punto di vista economico.
CON CHI VOGLIO COMUNICARE?
Anche se magari non hai le idee chiarissime, una riflessione andrebbe fatta anche sull’utilizzo del sistema stesso.
Magari si acquista il sistema di videoconferenza per collegare due sedi della stessa azienda, o la sede centrale con lo stabilimento produttivo. In questo caso potrebbe bastare un semplice sistema punto-punto, in grado cioè di collegare tra di loro due sistemi. Possiamo pensarla come una normale chiamata telefonica, con in più la dimensione video.
In altri casi si potrebbe aver bisogno di collegare più siti e più sistemi contemporaneamente – per contattare diversi filiali, più fornitori o magari più agenti sul territorio in uno stesso momento.
In questo caso posso scegliere se farlo comprando dei sistemi di videoconferenza multi-punto oppure tramite dei servizi di videoconferenza.
I sistemi di videoconferenza multi-punto (o di multi-videoconferenza) sono dei sistemi che possono chiamare più sistemi simultaneamente. In questo caso sono dotati di MCU (Multi-Conference Unit) interna – che in genere indica con un numero i siti collegabili.
Per chiarezza, un sistema con MCU a 4 siti consente di collegare 4 siti – cioè il proprio sistema può chiamarne contemporaneamente fino ad altri tre.
In genere il numero di siti di una videoconferenza multi-punto è ulteriormente espandibile con l’acquisto di apposite licenze.
Solo recentemente – e solo per alcune linee di prodotti – sono stati lanciati dei sistemi punto-punto espandibili, cioè trasformabili in multi-punto, mentre per la maggior parte sono limitati ai soli due siti iniziali.
Se ho dei sistemi punto-punto non espandibili, o devo collegare il mio sistema con un gran numero di siti e dispositivi contemporaneamente, posso comunque integrarli con dei servizi di videoconferenza.
In questo caso va valutata la compatibilità del servizio con il sistema di videoconferenza, visto che non tutti i servizi possono collegare degli apparati di sala, visto che alcuni si limitano a connettere PC e dispositivi mobili, o necessitano di gateway, cioè dei sistemi che facciano comunicare le diverse reti.
In entrambi i casi, sia che si scelga la soluzione hardware (con MCU) o quella software (con il servizio cloud), la parola chiave è scalabilità. Alcune aziende partono sperimentando la videoconferenza su piccoli gruppi, per poi allargare la platea – un po’ per una sorta di timore reverenziale nei confronti della tecnologia, un po’ per graduare l’investimento e testarne l’efficacia.
A volte si decide di partire perché la usa un fornitore o un partner, e poi diventa quasi naturale espanderne l’uso internamente e ad altri partner o clienti.
Se non si è sicuri dell’utilizzo della videoconferenza, ma potrebbe crescere facilmente, ti consigliamo di puntare su dei sistemi che proteggano il tuo investimento.
Un sistema espandibile permette di connettere ulteriori siti rispetto a quelli originariamente previsti – senza dover acquistare servizi o infrastrutture dedicate.
Alcuni sistemi prevedono anche licenze / app per collegare tablet e smartphone e un’opzione WebRTC, per collegare il sistema di videoconferenza ad utenti connessi da PC, senza che questi debbano scaricare dei programmi dedicati. Questa è una novità molto interessante perché in precedenza se volevi connettere partecipanti senza che questi avessero un loro sistema di videoconferenza era necessario acquistare un servizio.
VIDEOCONFERENZA, MA NON SOLO
Oltre alla videoconferenza, cioè a vedersi e parlarsi e interagire a distanza con dei partecipanti da remoto, valutate bene se avrete bisogno di tool più sofisticati per la collaborazione a distanza.
Volete ad esempio condividere presentazioni, dati e documenti da PC o anche in modalità wireless?
Ci sono sistemi che permettono di farlo collegando il cavo oppure via software; nei casi più raffinati si potrebbe pensare a dei dispositivi che permettono a chiunque entra in sala riunione di mostrare il contenuto del proprio notebook sullo schermo del monitor.
Altri sistemi permettono anche di disegnare schemi e progetti e condividerli in tempo reale.
Verificate che sia possibile registrare le vostre videoconferenze – e in che formato sono i file registrati, se è possibile riprodurli in playback solo sul sistema stesso o leggerli su qualsiasi player, a partire dai più comuni.
Le registrazioni possono essere su chiavetta USB, salvate nella memoria interna dello stesso sistema di videoconferenza oppure su cloud, e quindi più facilmente condivisibili.
In alcuni casi, come ad esempio in occasione di eventi, o per formazione, si utilizzano delle telecamere aggiuntive, per consentire le riprese da due diverse angolazioni dei relatori e della platea. Se pensate che un domani potreste averne bisogno, valutate se il sistema lo consente, per alcuni modelli non è possibile, mentre altri consentono di aggiungere solo telecamere proprietarie – cioè determinati modelli dello stesso brand.
Nella scelta del sistema di videoconferenza un ruolo essenziale lo giocano anche la garanzia per i sistemi acquistati e la manutenzione, che può essere parte rilevante del costo – vedete se già integrata nell’offerta o da aggiungere al prezzo con un canone annuale. In alcuni casi è possibile scaricare liberamente gli aggiornamenti del firmware e avere così un sistema sempre performante.
Oltre a verificare almeno le principali specifiche tecniche, prima di procedere controlla anche se la tua rete ha già la capacità di banda necessaria per la videoconferenza, o devi contattare il tuo service provider per migliorare la tua infrastruttura e la capacità disponibile, magari con una banda dedicata.
Anche il migliore sistema del mondo, senza una connessione adeguata, darebbe risultati ben miseri.
QUANTO VUOI SPENDERE?
Ultimo, ma non meno importante – fai i conti col budget disponibile.
Ci sono aziende che non hanno particolari problemi nell’affrontare investimenti anche importanti per avere le migliori dotazioni – in questo caso si cerca il top di gamma senza particolari vincoli economici.
Nella maggior parte dei casi le aziende cercano un buon compromesso qualità – prezzo – non sempre siamo disposti a pagare per il sistema più noto sul mercato, che magari ha delle funzionalità che nemmeno poi utilizzeremo.
In alcuni casi – per un budget disponibile ridotto, per provare i vantaggi della videocomunicazione, per capire se la tecnologia fa al caso nostro – si cerca semplicemente il prezzo più aggressivo, il minimo per provare la videoconferenza in maniera adeguata.
Anche questo è un elemento su cui possiamo darti il nostro contributo, visto che proponiamo e distribuiamo diversi brand di videoconferenza, senza essere legati solamente ad uno o doverti proporre per forza un nostro sistema.
Contattaci senza esitare, e discuteremo insieme del sistema più adatto alle tue esigenze.