Perché scegliere un servizio di videoconferenza professionale?
Ovvero, perché dovrei pagare per una cosa che trovo gratuitamente?
Se non fai progettare il tuo sito web a tuo “cuggino”, perché affidare i tuoi meeting al “risparmio”?
Sempre che sia un vero risparmio, e non piuttosto uno sprecare opportunità, tempo, occasioni.
In poche parole, sacrificare il tuo business, la tua tranquillità e la forza del tuo brand.
Vi diamo alcuni dei principali motivi per pensarci meglio, senza la pretesa di essere esaustivi.
Perché un meeting riuscito “non ha prezzo” – mentre un meeting fallito, quello sì, rischia di costarti caro.
- Qualità
E’ il primo punto, il più immediato ed insieme il più difficile da spiegare.
Immediato perché la qualità viene vissuta in primis come esperienza Audio e Video.
La differenza spesso si vede, e si sente. Specie nelle situazioni più difficili, dove è importante gestire al meglio la banda disponibile e limitare le perdite dei pacchetti, senza perdite appunto di qualità.
Abbiamo detto che la qualità può essere difficile da spiegare? Certo, perché sarebbe limitante pensare la qualità solo come un mero dato tecnico o una semplice percezione dell’utente.
La qualità, anche nei meeting a distanza, è veramente un concetto totale.
E’ anche e soprattutto qualità dell’intera esperienza, dall’invito ai partecipanti al test delle periferiche, dalle modalità di interazione al ventaglio di possibilità che offre, dal controllo alla gestione delle criticità.
Tanti piccoli e grandi dettagli che fanno la differenza.
Vedremo meglio come la qualità è “spalmata” o declinata su tutti gli altri punti che seguono.
- Affidabilità
Con un servizio gratuito la qualità potrebbe essere buona. Potrebbe andare bene.
Ma non puoi scommetterci, o farci troppo affidamento. Anzi, in alcuni casi è proprio una scommessa!
Il tuo business merita un servizio stabile, che non ti abbandoni sul più bello.
Un servizio su cui tu possa contare – e in un certo senso quasi dare per scontato, senza dover indovinare se oggi funzionerà o se le linee reggeranno o saranno ancora disturbate.
Perché un servizio professionale ti accredita di fronte ai tuoi interlocutori come un’azienda professionale.
- Funzionalità avanzate
Il servizio gratuito è portato a tagliare molte caratteristiche interessanti che riscontriamo nelle soluzioni professionali. E’ fisiologico: semplificando troppo le cose, si finisce per sacrificare strumenti che magari possono fare la differenza in ambito aziendale.
Ad esempio l’integrazione con sistemi professionali, le directory di utenti condivise, le whiteboard per collaborare a distanza, la condivisione fluida dei video, la gestione avanzata degli utenti, i meccanismi di Q&A, per gestire domande ed interventi del pubblico, il cambio dei layout per dare il giusto risalto alle slide o allo speaker – per fare un elenco per niente esaustivo.
- Personalizzazione
La differenza tra una piattaforma progettata su misura e una generica soluzione consumer è la stessa differenza tra un taglio dei capelli fatto con la macchinetta e quello dal barbiere / parrucchiere.
Un servizio professionale è un servizio su misura, un vestito sartoriale cucito sulle tue necessità.
Che non sono solo “grafiche” – perché utilizzare la tua visual identity, il tuo logo e i tuoi colori può certamente far ricordare il tuo brand, e rafforzarlo nella mente dei tuoi partecipanti.
Lo abbiamo già detto in altri termini: che impressione darebbe legare il tuo brand ad un servizio di scarsa qualità, poco affidabile o peggio ancora, poco sicuro?
La personalizzazione riguarda anche le stesse funzioni della piattaforma.
Perché al di là della generica necessità di comunicare e collaborare a distanza, è facile scoprire che le esigenze dei clienti sono spesso molto diverse.
Quindi poter scegliere se attivare o meno una determinata funzione è un valore aggiunto.
Per qualcuno ad esempio la chat può essere un disturbo, perché devia l’attenzione dall’evento stesso, per qualcun altro può essere imprescindibile, per avere un feedback immediato dalla platea. Può essere ben gradita, perché magari i partecipanti devono rimanere in mute, o può essere vista come un elemento pericoloso, perché può essere veicolo di domande imbarazzanti, che sarebbe meglio filtrare preventivamente.
Personalizzare la piattaforma è anche un ottimo modo per rispondere a diversi tipi di utenti.
A volte, less is more – avere meno funzioni si dimostra una scelta più efficace rispetto a piattaforme troppo ricche ma difficilmente gestibili.
Altre volte, viceversa, si preferisce avere tutto un arco di possibilità, per chi ha già confidenza con questo tipo di strumenti e anzi vuole avere più frecce al proprio arco.
- Interoperabilità
Le soluzioni professionali sono progettate all’insegna dell’apertura e della compatibilità. I partecipanti devono connettersi con qualsiasi dispositivo, e nel modo più semplice e completo possibile. Per questo si richiede un servizio che sia integrato con i tuoi sistemi, e comunichi senza problemi con il resto del mondo.
Le soluzioni gratuite o quasi tendono invece ad essere degli stati a sé, delle isole o degli ecosistemi autosufficienti che non comunicano tra di loro.
Una piattaforma di comunicazione che non comunica sembra quasi un controsenso!
Non si diceva “nessun uomo è un’isola?” e allora perché scegliere qualcosa che appunto ti isola, piuttosto che connetterti al resto del mondo?
- Scalabilità
E’ importante che il servizio possa crescere al crescere delle tue necessità – piuttosto che essere ingabbiato in offerte fisse ed inamovibili.
Anche per crescere gradualmente, perché una volta superata la diffidenza iniziale e la paura della “novità”, l’uso delle soluzioni di collaborazione a distanza aumenterà inevitabilmente.
Crescere sia in quantità (come numero degli utenti coinvolti) che in qualità (come integrazione con il lavoro, con i processi e con gli ambienti di lavoro stessi).
Magari con soluzioni installate on premise, presso la tua sede, su cloud o nella nostra server farm, per ragioni di sicurezza e di controllo. O soluzioni miste, progettate per prendere il meglio dei due mondi.
- Assistenza ed esperienza
Un’azienda che è in questo settore da tanti anni ha visto e proposto tante soluzioni – o risolto tanti problemi. Il patrimonio di studio, di conoscenze, di esperienze e di test accumulato sul campo non si può certamente improvvisare.
Anche i piccoli suggerimenti, che magari ci sembrano banali, possono fare la differenza tra una buona videoconferenza e una pessima esperienza. Come ad esempio cercare di non avere la luce diretta di una finestra dietro il partecipante che si connette in videoconferenza (per evitare un fastidioso effetto controluce) oppure mettere in mute il proprio microfono quando non si deve intervenire. Piccole cose, certo, che però a volte fanno fare il salto di qualità.
- Back up e gestione dell’emergenza
Un’azienda seria e previdente dovrebbe essere pronta ad offrire, oltre il supporto, anche soluzioni di back up – se qualcosa dovesse andare storto.
Meglio ancora se ridondate in diverse server farm o in diversi stati, per evitare che i problemi e gli imprevisti dei carrier locali – purtroppo capitano – possano condizionare il buon esito del servizio.
- Contatti facilmente accessibili
Con le soluzioni gratuite o quasi, si taglia ogni costo. A partire dall’elemento umano.
Contattare i propri riferimenti – che in certe multinazionali cambiano continuamente – non è facilissimo, come pure chiedere assistenza diventa spesso un incubo. Del resto, a quel prezzo, che pretendi?
Per questo se sei responsabile della buona riuscita di un evento, sia per la parte tecnica che per la parte contenutistica, preferisci affidarti a dei professionisti, che ti seguono come meriti.
Sin dall’inizio, quando ti aiutano a scegliere il servizio più adatto alle tue esigenze, fino all’evento stesso, dove vuoi la tranquillità e la sicurezza di essere assistito continuamente, per poterti concentrare sul tuo business.
Ma sicurezza ha anche un significato più tecnico – che sicuramente merita un capitolo a parte.
- Sicurezza
In questi mesi i problemi della sicurezza sono finiti sempre più sotto i riflettori.
Abbiamo visto di tutto e di più.
Violazioni smaccate della privacy. Furti di credenziali.
Dati riservati che invece diventano di pubblico dominio o vengono allegramente inviati in altri stati.
Sconosciuti e ospiti indesiderati che entrano in videoconferenza – magari facendo gesti osceni o denudandosi.
In breve, una gestione quantomeno “allegra” – a voler usare un grosso eufemismo – delle vulnerabilità, della privacy e della protezione dei dati personali.
Alcune soluzioni sono state bandite da aziende, governi ed organismi pubblici per essere pericolose, poco trasparenti, troppo facilmente hackerabili. La cronaca è ricca di aneddoti gustosi quanto spiacevoli per chi li ha vissuti in prima persona.
La sicurezza deve andare a braccetto con qualità e affidabilità.
Dev’essere una soluzione su cui puoi contare. Dev’essere l’impegno dell’azienda che fornisce soluzioni tecnologiche inattaccabili – ma anche tutta una serie di accorgimenti degli organizzatori come dei partecipanti che si connettono in ufficio, da casa o in mobilità.
Su questo tema ritorneremo, che merita ben più di un approfondimento.
Bonus: Pensierino finale
Un detto diceva – se qualcosa è gratis, probabilmente sei tu il prodotto venduto.
Riflettiamoci sopra.
Se cerchi una soluzione professionale, siamo ovviamente pronti a consigliarti per il meglio per supportare il tuo business con la comunicazione e la collaborazione a distanza.
Contattaci senza esitare!